إدارة أوراقنا ... ( ورشة عمل )

[موسى بن ربيع البلوي]

ب1


إخواني الكرام و أخواتي الكريمات




س1


كثيرة هي الأوراق التي نستخدمها سواءً في المنزل أو العمل أو أي مكان آخر .. و على سبيل المثال :
- مذكرات - فواتير لأغراض متعددة - قصاصات من صحف أو مجلات - ملخصات - مطويات و نشرات - رسائل - صكوك - صور لأوراق متعددة - أوراق التقويم ... الخ


و غيرها كثير ..


و كثيراً ما احتجنا الى ورقة مهمة ثم نبحث عنها و عبثاً لا نجدها رغم أنها كانت قريبة منا ذات يوم ، أكوام من الأوراق ترمى و قد كان من المفترض الإفادة منها .
- ماذا نعني بإدارة الأوراق ؟
- هل ترى أنه من المهم إدارة الأوراق ؟
- لماذا نهمل ترتيب أوراقنا ؟
- هل هناك فوائد نجنيها من تنظيم أوراقنا ؟
- كيف يمكننا التعامل مع هذه الأوراق بما يفيد ؟
- هل لك تجربة رائدة في التعامل مع الأوراق و أرشفتها ؟
- ما هي أفضل الطرق للتخلص من الأوراق غير المهمة ؟



هذه ورشة عمل آمل من الجميع المشاركة فيها و في النهاية سنخرج بإذن الله تعالى بتوصيات و ملف من أفكاركم لكيفية إدارة أوراقنا .





* فكرة الموضوع مقتبس من بحث لفضيلة الشيخ / عادل بن محمد العبدالعالي .( وقد لا تجدوه في النت ) و رَغِبتُ في طرحه هنا كورشة عمل ستفيدنا بإذن الله تعالى .

[القضاعي]

ابو نادر بارك الله فيك

بصراحة اكبر معاناة عندما ابحث عن اي ورقة في المنزل

اجلس بالساعات حتى اجدها

والحالة النفسية صعبة والضغط مرتفع حتى اجدها

موضوع يحتاج الى من يدلنا على الارشفة المنزلية

[الجريح]

أخي موسى أشكر لك طرحك المُفيد.

أعتقد لو يكون عند الشخص دوسية (ملف) يجمع به الأوراق المُهمة وحفض هذه الدوسية في مكان مُخصص.

- ماذا نعني بإدارة الأوراق ؟
حفضها وترتيبها
- هل ترى أنه من المهم إدارة الأوراق ؟
بالتأكيد
- لماذا نهمل ترتيب أوراقنا ؟
عدم المُبالة والتسويف
- هل هناك فوائد نجنيها من تنظيم أوراقنا ؟
نعم ومنها سرعة وجودها حينما نحتاج اليها وكسب الوقت الذي سوف نختصره في البحث عنها.
- كيف يمكننا التعامل مع هذه الأوراق بما يفيد ؟
؟؟
- هل لك تجربة رائدة في التعامل مع الأوراق و أرشفتها ؟
أنا لا بل الوالد يحفظ أوراق وصور لها مايُقارب 27 سنة وقبل فترة جعلنا نطلع عليها.
- ما هي أفضل الطرق للتخلص من الأوراق غير المهمة ؟
الفرامة أو حرقها يعني تُجمع واذا ذهبت لرحلة برية مثلآ خذها معك وأتلفها حرقآ .

أتمنى أني لم أفهم الموضوع خطأ.

تقبل ودي
الجريح

[العضو الفعال]

يعطيك العافيه أخوي موسى
موظوع مهم جدا
خطوات على السريع
تروح مكتبة جرير أو أي مكتبه وتشتري الآتي
1-ملفات شفافة (2)ريالين الواحد وتاخذ على قد احتياجك
2-خرامه +دباسة ظروري
3-شنطه دبلوماسية أوأي مكان آمن بعيد عن الاطفال والنساء هههههههه لحفظ الملفات .
أول شي نسويه ترتيب الاوراق أي نفرزها كل على حده .
1-الشهادات الدراسية في ملف وتكتب على الملف خاص بالاوراق الدراسيه .
2-اوراق خاصة في العمل كقرار التعيين مثلا أو قرار التكليف أو أي شي خاص بالعمل .
3-شهادات الميلاد لي أولاأطفالي وكروت التطعيم في ملف
4-صك الارض مثلا له ملف خاص
5-الفواتير عموما اتصالات وكهرباء لها ملف

وهكذا كل شخص يرى احتياجة من الاوراق ويعمل فهرسه على الملف ويكتب الاشياء الموجوده في الملف مثلا قصاصة اعجبته عن منتدى بلي حتى يسهل عليه ويرجع لها وقت الحاجه .
فيه ملف شفاف وفيه آخر شفاف ولاكن يتقفل فتستخدم مايناسبك من الملفات
بالنسبة للاوراق التي لاتريدها فأفضل شي أحراقها أذا كانت خاصة وان لم تكن كذلك الاحتفاض بها للذكريات .

[نواف النجيدي]

لابد علينا من أيجاد عمل لحفظ الأوراق التي نستفيد منها أنا عندما أبحث عن ورقه مهمه والله لا أجدها وعندما لا أبحث عنها أجدها أمامي

- ماذا نعني بإدارة الأوراق ؟
الأرشيف الخاص في الأوراق المهمه
- هل ترى أنه من المهم إدارة الأوراق ؟
نعم مهم جداً إداره الأوراق
- لماذا نهمل ترتيب أوراقنا ؟
لعدم أهميتها أو لعدم حرصنا على الأوراق
- هل هناك فوائد نجنيها من تنظيم أوراقنا ؟
نعم كثيره
- كيف يمكننا التعامل مع هذه الأوراق بما يفيد ؟
حفظها في مكان خاص ومعروف وترتيبها ترتيب جميل
- هل لك تجربة رائدة في التعامل مع الأوراق و أرشفتها ؟
نعم . أولا حفظ الأوراق الأهم أولاً ثم حفظ الأوراق التي تحتاجها في تعاملكم اليومي .
- ما هي أفضل الطرق للتخلص من الأوراق غير المهمة ؟
أحراقها ورميها في النفيات .
---------------------
موضوع مميز ورائد جداً محبتي أبونادر

[الفواز]

- ماذا نعني بإدارة الأوراق ؟

عملية تنسيق وتصنيف


- هل ترى أنه من المهم إدارة الأوراق ؟

أذا أردنا أن يسير العمل بشكل إداري ناجح فيجب أن نقوم بذلك


-لماذا نهمل ترتيب أوراقنا ؟
لأن هذا الجانب أهمل في جميع المراحل التعليمية وخاصة السنوات الأولى


- هل هناك فوائد نجنيها من تنظيمأوراقنا ؟
أنجاز العمل بوقت مختصر


-كيف يمكننا التعامل مع هذهالأوراق بما يفيد ؟
التصنيف والترتيب الأهم فالأهم ، جمع هذه الأوراق التي لا حاجة لها في رف يسمى بالأرشيف ولكن بترتيب وتصنيف وأتلاف ما لا يلزم ، بالإضافة لتغليف الأوراق الرسمية مثل الصكوك والأوراق الثبوتية .

- هل لك تجربةرائدة في التعامل مع الأوراق و أرشفتها ؟

طبيعة عملي تحتم ذلك ، وبالتحديد عقود العملاء الشركاء في الشركة التي أعمل بها.


-- ما هي أفضلالطرق للتخلص من الأوراق غير المهمة ؟
جمعها في صندوق كبير والاستفادة منها عن طريق بيعها للمطابع الكبرى أو وضع أستكر يوضح بأنها أوراق غير مستفاد منها لكي يأتي من يأخذها ويعيد تصنيعها لكي يستفاد منها في طباعة الكتب وعلوم المعرفة .

أخي وأستاذي القدير // - موسى ربيع البلوي

موضوع قيــــــم واختيار موفق بمضمونه وهذا ليس بمستغرب من قبلكم وزادكم الله فضلاً وعلماً. .

<< :) تغيب ولكن عندما تأتي _ تأتي بالمفيد الفريد . وجزاك الله عنا كل خير.

[أبو يزن البلوي]

اولا اشكرك ابو نادر على الموضوع
واتمنى من الاعضاء التركيز على مصطلح (ورشة عمل)
,
بالنسبه لي
الاوراق المهمه مخصص لها شنطه دبلماسيه اجمع فيها جميع الاوراق المهمه
واقفل عليها
وبداخل هذه الشنطه قسم خاص بالفواتير واوراق البنوك
,
اما عن الاوراق المؤقته
عند رجعتي للمنزل وانا محمل بالاوراق المؤقتة الاستعمال
اضعها بصندوق
مخصصه انا للأشاء سريعة الاستعمال
والصندق موضوع على طاولة بجانب الباب الخارجي من الداخل
ملاحظه حتى المحفظه والقلم والبطاقات والنظاره الشمسيه
اضعها بهذا الصندوق
يعني ما احتار اذا ابي ورقه معينه
اجدها اما بالصندوق أو بالشنطه
,
هذا كله بالمنزل
اما العمل فأنا لا اتعامل مع الاوراق نهائيا ولا حتى اشوفها
اتمنى اكون وفقت في ورشة العمل

[محمد العصباني]

موضوع على أن البعض لايعتبره مهمًا إلا أنني ممن يعيرونه أشد الإهتمام وقد يكون ذلك بطبيعة عمل كل شخص .


ونبدأ مع ما تطرقتم لها أخينا الفاضل .


:
- مذكرات -


لاأستخدمها إلا في المكتب لغرض التعقيب أو الإتصال أو الإستعلام فقط وينتهي وقتها بمجرد الإنتهاء من نفس العمل الّتي سجلتها من أجله . أما خارج العمل فالتذكير يكون بواسطة جهاز الجوال فقط ولاأستخدم الأوراق إطلاقًا نظرًا لأنني لا أتواجد في مكان محدد فالجوال خير مذكر خارج العمل .


فواتير لأغراض متعددة


أحبذ عدم الإحتفاظ بها إطلاقًا وتنتهي مهمتها بعد السداد وتصنف أنها من ضمن المذكرات إلا أنها وبسبب قلتها لاتأخذ حيزًا كبيرًا بل تتلف بعد تسديد رسم معين أو التأكد من صلاحية سلعة مشتراه فتبقى لساعاتٍ معدوده عدا ماكان منها مهمًا كفاتورة الأجهزة الإلكترونية الّتي يتطلب الضمان وجود الفاتورة معه . فأضعها في (دوسية إسمها (المشتروات والفواتير) .


- قصاصات من صحف أو مجلات


لا أحتفظ بها ولا أنصح بالإحتفاظ بها أبدًا


- ملخصات


لا توجد لدي هذه النوعيه من الأوراق فانتهت بإنتهاء مراحل الدراسة .


- مطويات و نشرات -


تختلف الدينية منها في المكتبة الخاصة بي وكذلك النشرات في رفٍ مخصص لها ومرتب بطريقة جميلة وجذابه تدعوا من يراها لأن يمد يده لقراءتها .


- رسائل -


لاتوجد لدي رسائل ورقية . ولم يسبق لي إستخدامها بصفه شخصية


صكوك -


في دوسية محمولة توضع في حقيبة خاصه بالأشياء الثمينة .


صور لأوراق متعددة


لاأحتفظ بما ليس مصنفًا التصنيف أعلاه كونها لافائدة منها


- أوراق التقويم ... الخ


أوراق التقويم تمامًا كاليوم الّذي سُجَِلَ بها تمضي معه ولا أحتفظ بها


و غيرها كثير ..


بحسب التصنيف


و كثيراً ما احتجنا الى ورقة مهمة ثم نبحث عنها و عبثاً لا نجدها رغم أنها كانت قريبة منا ذات يوم ، أكوام من الأوراق ترمى و قد كان من المفترض الإفادة منها .


- ماذا نعني بإدارة الأوراق ؟


هو ترتيبها وتصنيفها حسب أهميتها والحاجة الماسة لها بأن ضع لها درجة أسبقية وسرية ومهمة وأهم وهكذا .
- هل ترى أنه من المهم إدارة الأوراق ؟


نعم ولدرجة كبيرة جدًا (لاتحقرن صغيرةً إن الجبال من الحصى)



- لماذا نهمل ترتيب أوراقنا ؟


قد نكون لم نعتد على الترتيب في كثيرٍ من جوانب الحياة ولجهلٍ مستفشي في أمور كثيرة


- هل هناك فوائد نجنيها من تنظيم أوراقنا ؟


يكفيك التنظيم والوصول الميسر والسريع لما تبحث عنه دونما عناء أو جهدٍ يذكر إضافةً إلى الإحتفاظ بما هو مهمٌ منها بأمان .


- كيف يمكننا التعامل مع هذه الأوراق بما يفيد ؟


بترتيبها وتصنيفها حسب نوعها وأهميتها وقد ذكرت ذلك بعاليه


- هل لك تجربة رائدة في التعامل مع الأوراق و أرشفتها ؟


نعم بحكم عملي وممارستي اليومية لها ، ولعلك تتذكر ما كتبتُهُ أعلاه .



- ما هي أفضل الطرق للتخلص من الأوراق غير المهمة ؟


حسب سريتها وأهميتها وحجمها فقد يكون بإستخدام (آلة إتلاف الورق الإلكترونية) وقد تكون برميها في سلة المهملات .


هذه ورشة عمل آمل من الجميع المشاركة فيها و في النهاية سنخرج بإذن الله تعالى بتوصيات و ملف من أفكاركم لكيفية إدارة أوراقنا .


ولقد شاركت بها .. واتمنى أن تكون مشاركتي مميزة بحسب طول تعاملنا مع الورق ومعاناتنا معه.


والسلام عليكم

[موسى بن ربيع البلوي]

ابو نادر بارك الله فيك



بصراحة اكبر معاناة عندما ابحث عن اي ورقة في المنزل


اجلس بالساعات حتى اجدها


والحالة النفسية صعبة والضغط مرتفع حتى اجدها



موضوع يحتاج الى من يدلنا على الارشفة المنزلية




الله يبارك فيك أخي الغالي

أخي أبو صلاح / ما هي سبب معاناتك ؟ بالتأكيد أن هناك الكثير ممن يعاني نفس المعاناة

بإذن الله سوف نصل الى أسلوب رائع في الأرشفة المنزلية .. سوف نتابع الردود و ملخصاتها فيما بعد .


هناك نقطة مهمة و هي تداخل المهام في إدارة الأوراق ، بمعنى أنك تضع ورقة في مكان معين ثم يأتي غيرك و يضعها في مكان آخر و هنا تبدأ أولى المشاكل و المعاناة ..

لذا الخطوة الأولى هي / أن تكون أنت المسئول عن إدارة أوراقك .

الخطوة الثانية / أن تخصص مكان للأوراق توضع فيه بداية قبل الفرز .

الخطوة الثالثة / و هي تولي إدارة الأوراق و هو محور ورشة العمل هنا .


بعد أن تتضح الرؤيا أعلاه تستطيع أن تفوض أحداً ينوب عنك في إدارة أوراقك فمثلاً في العمل إما مدير المكتب أو السكرتير أو الزميل .

و في المنزل : الزوجة مثلاً

.
أبو صلاح أسعدني حضورك

[موسى بن ربيع البلوي]

أخي الجريح .. أشكر لك تفاعلك و ما قصرت و لي عودة مره أخرى للموضوع و أتمنى منك معاودة النقاش مره أخرى .. تطرقت في إجابتك لأمور مهمة في التعريف و كيفية التخلص من الأوراق إما بفرمها ثم حرقها لأننا نلاحظ أن بعض الناس يمتهن الأوراق و يستخدمها بصورة غير مناسبة .


- كيف يمكننا التعامل مع هذه الأوراق بما يفيد ؟

أي هل هناك طريقة أفضل من الحرق أو التمزيق للفائدة من الأوراق و أيضاً . الطريقة المثلى في تنظيم الأوراق

[موسى بن ربيع البلوي]

العضو الفعال .. سعدت جداً بوجودك و مرورك و أستفدت كثيراً مما تفضلت به من مقترحات و بالفعل ما تفضلت به يساعد كثيراً في تنظيم و إدارة أوراقنا ..

[موسى بن ربيع البلوي]

لي عودة لبقية المداخلات بإذن الله

[موسى بن ربيع البلوي]

أخي الزاد .. أسعدتني جداً و أفدتنا في مداخلتك .. لاهنت

[موسى بن ربيع البلوي]

أخي الفواز ..

أعجبني جداً ردك في كيفية التخلص من باقي الأوراق و هي فكرة مميزة و رائدة و ليتها تطبق ..

أيضاً شدني تعليقك حول سبب إهمال العناية بأوراقنا و إدارتها بالفعل نحن بحاجة الى تصحيح تصرفاتنا و زرع السلوكيات الصحيحة في نفوس أبناءنا .


خالص شكري لك

[موسى بن ربيع البلوي]

لي عودة لبقية التعليقات باذن الله

[موسى بن ربيع البلوي]

اولا اشكرك ابو نادر على الموضوع

واتمنى من الاعضاء التركيز على مصطلح (ورشة عمل)
,
بالنسبه لي
الاوراق المهمه مخصص لها شنطه دبلماسيه اجمع فيها جميع الاوراق المهمه
واقفل عليها
وبداخل هذه الشنطه قسم خاص بالفواتير واوراق البنوك
,
اما عن الاوراق المؤقته
عند رجعتي للمنزل وانا محمل بالاوراق المؤقتة الاستعمال
اضعها بصندوق
مخصصه انا للأشاء سريعة الاستعمال
والصندق موضوع على طاولة بجانب الباب الخارجي من الداخل
ملاحظه حتى المحفظه والقلم والبطاقات والنظاره الشمسيه
اضعها بهذا الصندوق
يعني ما احتار اذا ابي ورقه معينه
اجدها اما بالصندوق أو بالشنطه
,
هذا كله بالمنزل
اما العمل فأنا لا اتعامل مع الاوراق نهائيا ولا حتى اشوفها
اتمنى اكون وفقت في ورشة العمل




أخي أبو يزن .. أجدت في وضعك مكان معين مخصص للأوراق و هذا ما يسمى بصينية الفرز

لكن أنت بحاجة الى فرزها بشكل مستمر ..

كذلك طريقة حفظك للأوراق الرسمية مع حاجتك لفهرستها و ترتيبها حتى لا تختلط عليك

أسعدني تفضلك بالمشاركة

و قد أفدتنا

[موسى بن ربيع البلوي]

موضوع على أن البعض لايعتبره مهمًا إلا أنني ممن يعيرونه أشد الإهتمام وقد يكون ذلك بطبيعة عمل كل شخص .
أخي الغالي / محمد العصباني
اشكر لك تواجدك المثري دائماً و كما أشرت قد لا يعتبر بعض الناس هذا الموضوع مهماً رغم أنه من أهم ما نحتاجه


ونبدأ مع ما تطرقتم لها أخينا الفاضل .

:
- مذكرات -

لاأستخدمها إلا في المكتب لغرض التعقيب أو الإتصال أو الإستعلام فقط وينتهي وقتها بمجرد الإنتهاء من نفس العمل الّتي سجلتها من أجله . أما خارج العمل فالتذكير يكون بواسطة جهاز الجوال فقط ولاأستخدم الأوراق إطلاقًا نظرًا لأنني لا أتواجد في مكان محدد فالجوال خير مذكر خارج العمل .

أخي محمد المذكرات تعبير واسع فقد يشمل مذكرات شخصية يدونها الشخص عن حدث مر به أو تدوين معلومة سريعة فبعض الناس يستخدم في ذلك قصاصات ورقية و بعضهم يستخدم نوته و هو الأفضل أما القصاصات فهي المتعبة و التي تحتاج الى إدارة .


فواتير لأغراض متعددة

أحبذ عدم الإحتفاظ بها إطلاقًا وتنتهي مهمتها بعد السداد وتصنف أنها من ضمن المذكرات إلا أنها وبسبب قلتها لاتأخذ حيزًا كبيرًا بل تتلف بعد تسديد رسم معين أو التأكد من صلاحية سلعة مشتراه فتبقى لساعاتٍ معدوده عدا ماكان منها مهمًا كفاتورة الأجهزة الإلكترونية الّتي يتطلب الضمان وجود الفاتورة معه . فأضعها في (دوسية إسمها (المشتروات والفواتير) .

نعم ما يحتاج الى سرعة إتلاف من المهم التخلص منهو الا تعبنا في إدارته

- قصاصات من صحف أو مجلات

لا أحتفظ بها ولا أنصح بالإحتفاظ بها أبدًا

بالعكس بعضها يكون مفيداً كمقال معين أو قضية معينة قد تحتاجها في تدعيم موقف معين و سوف يمر بنا لاحقاً كيفية التعامل معها بإذن الله
- ملخصات

لا توجد لدي هذه النوعيه من الأوراق فانتهت بإنتهاء مراحل الدراسة .

هناك من يهتم بعمل ملخص لكتاب قرأه أو ملخص لبحث يهتم به و هذا مهم جداً و مما يثبت المعلومة و لا يقتصر على مراحل الدراسة .
- مطويات و نشرات -

تختلف الدينية منها في المكتبة الخاصة بي وكذلك النشرات في رفٍ مخصص لها ومرتب بطريقة جميلة وجذابه تدعوا من يراها لأن يمد يده لقراءتها .

أسلوب رائع في التصنيف
- رسائل -

لاتوجد لدي رسائل ورقية . ولم يسبق لي إستخدامها بصفه شخصية

و هناك من له إهتمام بالاحتفاظ بالرسائل
صكوك -

في دوسية محمولة توضع في حقيبة خاصه بالأشياء الثمينة .

رائع و لو حفظت في خزنة محكمة الاغلاق
صور لأوراق متعددة

لاأحتفظ بما ليس مصنفًا التصنيف أعلاه كونها لافائدة منها
قد تحتاج الى الاحتفاظ بصورة موضوع مهم من كتاب مثلاً سيأتي لاحقاً
- أوراق التقويم ... الخ

أوراق التقويم تمامًا كاليوم الّذي سُجَِلَ بها تمضي معه ولا أحتفظ بها
صدقت مع أخذ بعض الفوائد المسجلة عليها و لكنني رأيت أنا يكدسونها بشكل غريب
و غيرها كثير ..

بحسب التصنيف

و كثيراً ما احتجنا الى ورقة مهمة ثم نبحث عنها و عبثاً لا نجدها رغم أنها كانت قريبة منا ذات يوم ، أكوام من الأوراق ترمى و قد كان من المفترض الإفادة منها .

- ماذا نعني بإدارة الأوراق ؟

هو ترتيبها وتصنيفها حسب أهميتها والحاجة الماسة لها بنضع لها درجة أسبقية وسرية ومهمة وأهم وهكذا .
- هل ترى أنه من المهم إدارة الأوراق ؟

نعم ولدرجة كبيرة جدًا (لاتحقرن صغيرةً إن الجبال من الحصى)


- لماذا نهمل ترتيب أوراقنا ؟

قد نكون لم نعتد على الترتيب في كثيرٍ من جوانب الحياة ولجهلٍ مستفشي في أمور كثيرة

- هل هناك فوائد نجنيها من تنظيم أوراقنا ؟

يكفيك التنظيم والوصول الميسر والسريع لما تبحث عنه دونما عناء أو جهدٍ يذكر إضافةً إلى الإحتفاظ بما هو مهمٌ منها بأمان .

- كيف يمكننا التعامل مع هذه الأوراق بما يفيد ؟

بترتيبها وتصنيفها حسب نوعها وأهميتها وقد ذكرت ذلك بعاليه

- هل لك تجربة رائدة في التعامل مع الأوراق و أرشفتها ؟

نعم بحكم عملي وممارستي اليومية لها ، ولعلك تتذكر ما كتبتُهُ أعلاه .


- ما هي أفضل الطرق للتخلص من الأوراق غير المهمة ؟

حسب سريتها وأهميتها وحجمها فقد يكون بإستخدام (آلة إتلاف الورق الإلكترونية) وقد تكون برميها في سلة المهملات .
لا أحبذ رمي أي ورقة مكتوباً عليها و إنما إحراقها
هذه ورشة عمل آمل من الجميع المشاركة فيها و في النهاية سنخرج بإذن الله تعالى بتوصيات و ملف من أفكاركم لكيفية إدارة أوراقنا .

ولقد شاركت بها .. واتمنى أن تكون مشاركتي مميزة بحسب طول تعاملنا مع الورق ومعاناتنا معه.

والسلام عليكم

و عليكم السلام و قد أجدت وفقك الله

[موسى بن ربيع البلوي]

ارجو أن نقف قليلاً مع هذه الصور سوف نحتاجها

مفرزة أوراق

http://bluwe1429.googlepages.com/APC60027.JPG


ورق لاصق

http://bluwe1429.googlepages.com/AOQ60015.JPG


شنطة

http://bluwe1429.googlepages.com/ALR60006.JPG

حاملات تستخدم لحفظ المجلات أو الدوريات و النشرات
http://bluwe1429.googlepages.com/804671170116587.jpg

ملف بلاستيك مقسم بفواصل شفافة لحفظ الأوراق
http://bluwe1429.googlepages.com/370461178747234.jpg

حافظة للكروت


http://bluwe1429.googlepages.com/229571171162584.jpg

حافظة للسيديهات ( و هنا من باب بيان أهمية حفظ هذا النوع من مصادر المعلومات )
http://bluwe1429.googlepages.com/phpThumb.jpg

ملفات ( دوسيهات )
http://bluwe1429.googlepages.com/419671177887093.jpg

لحفظ الأوراق أثناء السفر
http://bluwe1429.googlepages.com/662871169951226.jpg

نوتة للتيلفونات

http://bluwe1429.googlepages.com/836961171162912.jpg

[موسى بن ربيع البلوي]

و الآن أحبتي مع هذا الملخص
ارجو أن ينال على رضاكم




أهمية إدارة الأوراق


تجد لدى كثير من الناس أكوماً و أكياسا مليئة بالأوراق و أدراجاً تغص بالأوراق غير المنظمة و يصعب التعرف عليها في وقت هم بحاجة ماسة للاستفادة من الأوراق و الاستفادة من الأدراج التي تشغلها الأوراق .
و لذا يبرز أهمية إدارة و تنظيم أوراقنا و أنها ضرورة لكل عاقل يحرص على الاستفادة من أوراقه المهمة و لذلك قال أحدهم بعد تجربة مريرة مع فوضى الأوراق : " لقد كنت مشغولاً بالبحث عن طريق في الغابة لدرجة أنني لم ألاحظ الأشجار ، إن تنظيمي لأوراقي جعل من السهل علي تحديد ما هو المهم في حياتي "
إن نظام إدارة الأوراق الفعال سيساعدك على التحكم في وقتك و طاقاتك و يوفر لك بيئة عمل تساعدك على تحقيق خططك و أحلامك .
و يمكن سرد فوائد تنظيم الأعمال الورقية في النقاط التالية : -
1 – حفظ الوقت من الضياع في البحث عن هذه الورقة و تلك .
2 – حفظ الطاقة من البعثرة في جهد ممل للحصول على معلومة .
3 – الاستفادة من تنظيم الوثائق و المعلومات .
4 – حفظ الأعمال الكتابية التي أخذت من صاحبها كثيراً من الوقت لصياغتها .
5 – سرعة الوصول إلى المعلومة و كذا سرعة الوصول إلى ما نريده من أوراق .
مصادر الأوراق :
هي عديدة نذكر منها :
مذكرات خاصة – مذكرات دراسية – فواتير بأنواعها – صكوك – سندات – قُصاصات مجلات و جرائد – ملخصات فردية – ملخصات دراسية – مطويات و نشرات – رسائل بريدية و فاكسات – مجلات و جرائد قديمة – أوراق تقويم ... الخ

أصناف الناس في التعامل مع الأوراق :
1 – منهم من يحافظ على كل صغيرة و كبيرة من أوراقه ، و لذا تجد هؤلاء بعد حين قد اختلطت عندهم الأوراق و تبعثرت و صار تراكمها فوق سعة الأماكن المخصصة لها .
2 – و منهم من يسارع للتخلص من الأوراق و يتعجل في ذلك مما يؤدي به إلى رمي المهم منها و غير المهم .
3 – و منهم من يحافظ على المهم من الأوراق ، لكن دون ترتيب و تنظيم و يرى عاقبة ذلك إضاعة للأوقات الطويلة للحصول على ورقة مهمة بينها هو في حاجة ماسة إليها .
4 – و منهم من يحافظ على المهم من الأوراق فيجعل له ملفات خاصة و أساليب معينة للاستفادة من كل معلومة مكتوبة أو مصورة و هذا قد أحسن و أجاد .

تعريف إدارة الأوراق :
تصميم نظام خاص لحفظ الأوراق المهمة يناسب احتياج المرء و أسلوب حياته .

لماذا نهمل ترتيب أوراقنا ؟
هناك أسباب عديدة لعل من أبرزها :
1 - الجهل بأهمية الأوراق و إدارتها .
2 - الخوف من إتلاف ورقة قد يحتاجها مستقبلاً و الأمر كما قيل " إذا لم تكن تدري أين وضعت الورقة ، أو أنك لا تستطيع أن تجدها ، فهي عديمة القيمة بالنسبة لك " ، بل تضرك من جهة تضخم كمية الأوراق لديك .
3 – التكاسل عن ترتيب الأوراق و توزيعها بدعوى صعوبة ذلك ، و يجاب على من كان هذه حاله أن الصعوبة في البحث عن ورقة مهمة بعد هذا التضخم أشد و أنكى عليك من إدارة أوراقك .
4 – التسويف عادة اعتاد عليها بعض الناس في تأجيل تنظيم حفظ أوراقهم فتجد الواحد منهم يقول سأرتب هذه الأوراق غداً أو بعد غد فإذا بها في كثرة و تضخم و اختلاط يصعب معه الأمر يوماً بعد يوم .

متطلبات النجاح في إدارة الأوراق :
1- موقفاً إيجابياً : فلا بد من التفاؤل بأن خطتك ناجحة لإدارة الأوراق .
2- وقتاً كافياً .
3- مهارات و احتياجات مناسبة .
4- استمرارية و إصرار .
خطوات أولية و مهمة في إدارة الأوراق :
1- تحديد مسئول عن إدارة الأوراق .
2- وجه لنفسك هذه الأسئلة كلما استلمت ورقة جديدة :
- هل يجب علَيَّ أن احتفظ بهذه الورقة ؟
- أين أحفظها ؟
- إلى متى أحفظها ؟
- كيف اعثر عليها ؟
و كل سؤال من هذه الأسئلة يتطلب قراراً يجب اتخاذه .

و يمكن حفظ الأوراق بحسب نوعيتها أو مضمونها كالتالي :
1 – الأوراق المتضمنة للعلوم الشرعية أو أسماء الله الحُسنى :
و من ذلك أوراق نُسخت من صفحات كتاب تفسير أو كتاب من كتب شروح السنة النبوية ، فمثال هذه الأوراق لابد من حفظها بعيداً عن ما يدنسها و لا تترك مهانة و عند الاستغناء عنها يتم التخلص منها إما بجمعها و حرقها و هو الأفضل أو بدفنها في مكان طاهر .
2 – الوثائق و الفواتير و البطاقات الخاصة :
و من ذلك ( الصكوك ) و ( عقود الإيجار ) و ( البطاقات البنكية و الحكومية ) و ( كروت العائلة و شهادات الميلاد ) و (عقود الضمان ) و ( الوكالات الشرعية ) و هذه كلها تحتاج الى حفظ في مكان آمن و صناديق خاصة ( مثل الخزنات ) بحيث يُضمن عدم العبث بها أو سرقتها .
3 – أوراق مهمة أخرى :
مثل أوراق البحوث العلمية أو الأوراق الإحصائية أو المذكرات الشخصية أو أرقام الهواتف للمؤسسات و غيرها ، و هذه لكثرتها تحتاج إلى إدارة خاصة للعثور عليها فور الحاجة إليها ، و هذا ما سيأتي لاحقاً .

مواصفات عامة للمكان المناسب لحفظ الأوراق :
1- أن يكون بعيداً عن الأطفال منعاً من العبث .
2- أن لا يكون ممراً للآخرين .
3- من المناسب وجود أقفال للأدراج الحافظة للأوراق .
4- أن يكون بعيداً عن مكان الأطعمة و الأشربة .
5- أن يكون بعيداً عن الأماكن المتصفة بالرطوبة و التي تفسد الأوراق معها .
6- أن تكون الأوراق بعيدة عن منافذ الهواء و الغبار لتسلم من البعثرة و التلف .
7- توفر عدد من الأدراج يمكن فرز الأوراق عليها كل بحسبه .

نظام إدارة الأوراق الفعال :
و هو نظام يُراد منه بلوغ أهداف معينة منها :
1 – إتلاف الأوراق غير الضرورية .
2- تجنب إنتاج أوراق غير ضرورية .
3 – تحديد مواقع ثابتة للأوراق المهمة .
4- إنشاء نظام استرجاع ورقي سهل .
ويمكن إدارة الأوراق بفعالية إذا ما وضعت الورقة أو المعلومات التي تحتويها داخل واحد من الأماكن السبعة التالية :
1- صينية الفرز .
2- سلة المهملات ( تكون خاصة للأوراق و لا يرمى فيها إلا الأوراق ) .
3- التقويم .
4- قائمة الأشغال .
5- بطاقات الفهرس الدائري أو ( دليل الهاتف ) .
6- ملفات الأعمال .
7- الملفات المرجعية .

و الى التفصيل :
المكان الأول : صينية الفرز :
" يجب أن لا تظن أن صينية الفرز يجب أن تكون صينية إذ يكفي صندوق أو سطل صغير أو سلة أو رف أو حتى جزء تخصصه لذلك فوق مكتبك "
و نعني بصينية الفرز : المكان المخصص للأوراق التي لم تتعرف عليها بعد ( أي لم تفرزها بعد ) و هو مكان مؤقت حتى يتم الفرز و لا بد من فرزها قبل أن تأتي أكوام أخرى من الأوراق .

المكان الثاني : سلة المهملات :
فأي ورقة عديمة الفائدة يلزم إتلافها فوراً ، و يكون ذلك برميها في سلة المهملات ( عدا ما تضمن لآيات قرآنية و أسماء الله الحسنى كما مر معنا سابقاً ) .
و حتى لا يندم المرء على ورقات سارع في إتلافها ، حري به أن يطرح هذه الأسئلة على نفسه قبل أن يتخلص من ورقاته :
1- هل ما تحتويه هذه الورقة لمعلوماتي الشخصية و أصبحت أعرفها الآن ؟
2- هل توجد هذه المعلومات في مكان آخر ؟
3- هل المعلومات حديثة بحيث يمكن الاستفادة منها ؟
4 – تحت أي ظرف قد تحتاج إلى هذه المعلومات ؟
5 – و أخيراً ، ما هو أسوأ شيء قد يحدث لك لو لم تكن هذه الورقة في حوزتك ؟

المكان الثالث : التقويم :
و يُقصد به الورقة الكبيرة الممتدة على طاولة المكتب و المقسمة الى مربعات كبيرة بحسب الأيام لكل شهر ، فمن خلال هذا التقويم تستطيع إلغاء عدد كبير من القصاصات الورقية و الأكوام الموجودة على المكتب ، و يكمن السر في التعود على نقل المعلومات من الورقة و تدوينها في التقويم ، و من ثم التخلص من الورقة أو حفظها داخل ملف .
و في حالة حاجة الشخص لنقل هذه المعلومات معه عند مغادرته مكتبه فالأولى و الحال كذلك أن يستخدم قصاصات الورق اللاصقة و التي يمكن لصقها على التقويم ثم نزعها متى ما رغب في المغادرة أو الانتهاء منها ( أو استخدام نوته صغيرة في جيبه لكتابة ما يريد ) .

المكان الرابع : قائمة الأشغال :
و هي ورقة تجمع فيها جميع الأشغال التي يرغب في القيام بها ، علماً بأنها ليست مخصصة للمهام التي يجب أن تُؤدى في وقت محدد و إنما هي للمهام التي تريد أن تؤديها و لكن لم يحدد لها وقتاً .
مثال ذلك : المكالمات الهاتفية المطلوبة ، ما يُطلب شراءه ، الزيارات ..
و هذه تختصر لك العديد من الأوراق في ورقة .

المكان الخامس : بطاقات الفهرس الدائري أو دليل الهاتف :
و يُجمع فيها معلومات البطاقات التعريفية بالشركات ( الكروت ) – و هناك حافظات خاصة للبطاقات التعريفية - أو أرقام الهواتف للأقارب و الأصدقاء ، و المعتاد فرز أرقام الهواتف بحسب حروف أصحابها ، و يمكن فرز الأرقام بتقسيم آخر : مثال :
- أرقام شركات الخدمات – أرقام الدوائر الحكومية – أرقاب الأقارب في مدينة كذا – أرقام المشايخ و العلماء – أرقام الأطباء .. الخ .

المكان السادس : ملفات الأعمال :
و هي الملفات المتضمنة لأعمال مطلوبة أو وثائق لابد أن تكون في متناول اليد باستمرار و من أمثلة ذلك :
- ملف للأرقام الهاتفية التي يلزم الاتصال بأصحابها لطلب أمر معين أو إبلاغه بخبر معين .
- ملف المكالمات المتوقعة و التي يلزم إعداد جواب محدد لأصحابها .
- ملف لموضوعات تحتاج إلى نقاش و لا بد من تحديد الحوار حولها سيكون مع من ؟
- ملف للأوراق المتضمنة لمعلومات ينبغي الاحتفاظ بها نفسها .
- ملف السداد ، و يتضمن الفواتير المطلوب سدادها و الأقساط و نحوها .
- ملف المشاريع القادمة ، و التي يرغب الشخص بعملها لاحقاً .
- ملف الأوراق المكتوبة ( رسائل رسمية ، رسائل شخصية ، كتابات معينة .. الخ ) .
- ملف للصور ( النُسخ ) من مثل ( صور للبطاقات الرسمية – صور للوثائق المهمة – صور لبطاقة الأحوال أو الإقامة وجواز السفر و نحوها .
و ينبغي التأكد على أن وضع أي ورقة في غير ملفها يعني ضياع الورقة من جديد .
كما ننبه على أن لا يتضايق أحد من كثرة الملفات فهي تساعد على الترتيب و سرعة الوصول لما تريده .

المكان السابع : ملفات المرجعية .
فإن الإنسان المثقف لا يقبل ضياع الأوراق المتضمنة لما قيده أو صوره من كتاب هنا أو هناك أو من هذه المجلة أو تلك الصحيفة ، و لذا تجد أنه لكي يحافظ على هذا الكم الهائل من المعلومات لابد أن يوفر لنفسه ملفات تعتبر ( الملفات المرجعية ) بحيث يجعل لكل موضوع ملفاً يختص به أو أشمل من ذلك يجعل لكل علماً ملفاً يخصه ، و من أمثلة ذلك :
- ملف مرجعي متعلق بمسائل العقيدة ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي متعلق بمسائل التفسير ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي متعلق بمسائل الفقه ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالسيرة النبوية و الفوائد المستنبطة منها ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بتراجم الصحابة و التابعين و الأعلام و الفوائد المستنبطة منها ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالقضايا الإسلامية و الموضوعات المعاصرة ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالمذاهب و الديانات ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالفوائد الدينية المتفرقة ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالقضايا التربوية ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص باللغة العربية ( قصة – قصيدة – نثر ) ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالثقافة العامة ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .

و هكذا حسب ميول الشخص قد تتنوع الملفات و لكن ما ذُكر أعلاه من المهم وجودة في كل منزل .

خطوات تفصيلية للتعامل مع الأوراق المهمة :
الخطوة الأولى :
تأكد من أهمية هذه الورقة و يكون ذلك بدراستها ، و عند ثبوت أهميتها أنتقل الى :
الخطوة الثانية :
بمكن نقل المعلومة منها إلى ورقة سابقة أو مذكرة محفوظة ، فكثير من الأوراق التي تراها لا تتضمن إلا رقماً أو أسماً أو كلمات قليلة يمكن نقلها إلى أوراق سابقة أو إتلاف هذه الورقة لعدم الحاجة إليها و فائدة ذلك التخلص من التضخم الورقي في ملفاتك .

الخطوة الثالثة :
هل الورقة مهمة لك أم لغيرك فمن الأوراق ما يكون مهماً لكن لغيرك أما أنت فلست بحاجة إليها فيكون من الواجب إرسالها إلى صاحبها فوراً .

الخطوة الرابعة :
ضم الورقة المهمة إلى الملف الخاص بشأنها و هذا يعني أنك مطالب بتوفير ملفات عديدة ، و لكل ملف موضوع يخصه و يمكن الاستفادة مما سبق في تصنيف هذه الملفات .
و توجد في المكتبات ملفات خاصة بلاستيكية و مقسمة إلى حافظات شفافة بداخلها و يمكن حفظ كل ورقة مستقلة بها .

كما أود الإشارة إلى بعض المقترحات المفيدة من الأعضاء بخصوص التخلص من الأوراق غير المهمة و ذلك بحرقها أو دفنها في مكان بعيد و آمن أو بيعها لمن يحولها إلى مادة قابلة للفائدة منها .
و بالمناسبة أرغب في التنويه إلى أهمية احترام الأوراق المكتوبة فيها آيات أو عبارات محترمة مثل الجرائد فبعض الناس يستعملها كسفرة أو للتنظيف و هذا أمر مؤلم .


و أخيراً في نهاية هذا الموضوع الخاص بإدارة الأوراق أتمنى أن أكون قد وفقت في نقل ما يفيدنا جميعاً و الله أسأل لي و لكم التوفيق .







للإفادة يمكن الرجوع للمراجع التالية :


- مهاراتك الشخصية الجزء الرابع لعادل بن محمد العبدالعالي


- كتاب ترويض النمر الورقي لـ باربارا همبل

[موسى بن ربيع البلوي]

و من يريدها على ملف وورد
http://bluwe1429.googlepages.com/p-adm.doc
و ملف تكست
http://bluwe1429.googlepages.com/adm.txt

آمل أن أكون أفدتكم
و الى لقاء مع موضوع جديد بإذن الله تعالى

[محمد العصباني]

بارك الله فيك

أتيت بهذا الرد لأقدم لك وافر الشكر والتقدير على هذه الفوائد والمعلومات الّتي لاغنى لنا عنها .

بارك الله فيك وفي جهودك .

[موسى بن ربيع البلوي]

شكرا لك أخي محمد العصباني


و قد نقلت الموضوع هنا بعد استكمال النقاش حوله لملائمة القسم لذلك .